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OpenText Capture Centre對症下藥解決問題
雖然不同企業的業務各有特色，但為了保持競爭力和盈利能力，均面對同樣挑戰。適當應用技術，可擴大公司商業利益，並解決業務挑戰。以下挑戰，其中有否似曾相識？
如果以上描述，正好與閣下處境相似，均可歸類為面對文件及擷取數據的難題。Greensboro正具備解決上述難題技術專長。Greensboro專門供應企業級數據擷取解決方案OpenText，連接及發送電子數據和文檔，至各種內容存儲庫，執行不同任務。
數據擷取（Data Capture）平台乃指從紙張文件、電子文件及表格，擷取重要的信息，以自動化及加速業務流程，並轉化為精確和可供決策使用的信息，以傳送到核心業務應用、日常工序和其他業務流程。
技術概述
從非結構化文件（例如信件，發票，電子郵件，傳真，表單）擷取數據，其實有多種方法！以下臚列的方法，並非全面蓋括，但已可作為落實不同業務流程自動化項目時，在選擇適當方案作參考方向。
除了考慮擷取數據的各種可行方法，還須考慮需擷取文件的來源，文件如有原始電子格式，有可能提高數據擷取的精確率，免除了打印和掃描步驟。而以電子格式從文件中擷取的方法概述如下。
每當考慮擷取方法時，建議首先參考原始文件，以確定是否可更新文件或表格，以決定擷取/內容辨識過程和方法，有否還有改善餘地。另外，亦可檢視現有的業務系統內，有否有條件以毋須額外工序，只要一次的查核，就可擷取的元數據（Metadata）；或者可獲得額外的好處。
業務流程自動化項目擷取元數據的各種有效方案，可考慮採用以下其中一種，或多種合適方法。
人手輸入
人手鍵入的元數據適用於從非結構化數據少量接收，以及從智能數據擷取產品（IDR，ICR）的簡單的結果。
Single-Click
Single Click為光學字符識別（OCR）工具，適用於個別的低用量擷取應用，從少量工整印刷字體擷取數據，以支撐業務應用系統。
OpenText Capture Center（OCC）以最先進的光學字符識別（OCR）、智能字符識別（ICR）和智能文檔識別（IDR），可從圖像檔案中擷取信息。通過OCC，企業可減少人手輸入鍵盤和處理紙張文件節省資金，從開始就以數字化的流程加速處理業務，擷取文檔中所有相關數據，以提高數據的質量，並通過追踪文檔有關業務，減少法規遵從風險。
OCC已廣泛應用於不同領域，包括以下方面：
數字郵件收發室 –
數字郵件收發室自動擷取和分類進入組織的所有信息，然後分派至適當的員工或部門，或直接輸入後台的企業資源規劃系統（ERP），客戶關係管理系統（CRM），企業內容管理系統（ECM），或其他流程解決方案。OCC還可為文件交換提供審計跟踪等功能。
傳統郵件收發室流程緩慢，效率低落，主要處理紙張文件。轉用數字郵件收發室，可有效降低運營成本，精簡化和加速業務流程，提供更優質的客戶服務。
交易和流程管理 –
OCC可擷取影像，並為某些業務流程處理數據。掃描文件的目標，為輸入數據到業務流程。 理想情況下，應可讀取交易涉及所有業務數據並加以驗證。因此，整個業務流程可完全自動化。掃描文件可憑元數據的描述，自動進行歸檔，或者直接存檔，並與業務交易建立關聯。
企業可供OCC處理的典型文件類型；包括了訂單、申請表格、保險索賠、商業回覆郵件等。 發票處理也是其中一個主要應用；以OpenText Invoice Capture Center是OCC預先配置，專門針對上述場景的應用。OCC可藉自動化來降低成本，提高生產力，改善業務流程效率，提高信息的質量。
掃描文件至電子文件 –
文件必須儘快存入存儲庫，或作分類並發送到中央存檔。
通常，上述過程都是以批量（Batch）分批完成。文件會先經自動掃描和建立索引，有時以鍵入來輸入或更正索引。通過自動分類以免除預先排序處理。上述過程可通過中央管理，過程部分可於掃描系統內，或者以分散式系統在遠端完成。
文件儲存在內容管理和工作流系統中，以供快速存取、歸檔、知識管理之用。此外，耗費於管理紙張文件（包括人工處理、存儲、檢索、丟失、法規遵從）相關主要成本，亦會大幅降低。